pengantar
Perpustakaan khusus adalah koleksi yang ada untuk melayani kebutuhan spesifik klien mereka. Perpustakaan bervariasi sesuai kebutuhan mereka. Namun, perpustakaan memiliki elemen umum dalam layanan yang mereka berikan, koleksi terfokus mereka dan staf berpengetahuan mereka yang mampu beradaptasi dengan perubahan kebutuhan basis klien mereka. Ungkapan “Perpustakaan khusus” adalah keliru, karena semua perpustakaan khusus dan memiliki kesamaan dalam fungsinya. Pernyataan ini tidak membantah fakta bahwa beberapa perpustakaan memiliki perhatian khusus—baik itu tentang pelanggannya, koleksinya, atau tujuannya. Definisi standar perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang ada untuk melayani kebutuhan terbatas dari entitas tertentu – bisnis, industri, lembaga pemerintah, kelompok nirlaba atau organisasi profesional.

Koleksi perpustakaan khusus lebih kecil dan cenderung lebih fokus dibandingkan perpustakaan umum dan akademik. Perpustakaan khusus memiliki alat dan orang yang diperlukan untuk membuat informasi tersedia bagi klien karena tidak hanya cukup untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi. Itu harus dibuat dapat diakses oleh pengguna. Perpustakaan khusus secara singkat adalah layanan informasi khusus yang mengkorelasikan, menafsirkan, dan memanfaatkan bahan-bahan yang ada untuk penggunaan dan manfaat terus-menerus dari organisasi yang dilayaninya (Chirgwin dan Oldfield, 1982).

Persyaratan utama dari Perpustakaan Khusus adalah bahwa perpustakaan itu harus menyediakan informasi terkini yang memungkinkan pekerja riset dan pemberi kerja lainnya untuk melaksanakan tugas mereka secara efektif. Oleh karena itu, ia menyediakan tidak hanya kumpulan materi yang permintaannya diketahui, tetapi juga jaringan layanan yang membuat informasi tersedia untuk berbagai sumber luar.

Sebelumnya, penyediaan buku-buku dan bahan-bahan lain untuk keperluan penelitian dianggap sangat penting. Dengan peningkatan dramatis jumlah mahasiswa pascaperang di Sierra Leone, menjadi lebih umum diterima bahwa perpustakaan universitas harus bertujuan untuk melayani kebutuhan kategori utama pembaca mereka; yaitu, pekerja penelitian sarjana, dan staf akademik.

Definisi Sistem Pengisian atau Masalah

Menurut Berkett dan Ritiche (1977), pencatatan peminjaman bahan disebut pengisian atau penerbitan. Metode pengisian yang dipilih oleh perpustakaan tertentu sebagian besar tergantung pada pelanggan perpustakaan, ukuran stok dan kebutuhan untuk membatasi jumlah item yang mungkin dipinjam oleh anggota perpustakaan, dan apakah perpustakaan memiliki periode puncak untuk peminjaman dan pengembalian barang. Pilihan metode juga akan dipengaruhi oleh jumlah dan jenis informasi yang dibutuhkan oleh staf perpustakaan untuk melengkapi masalah tersebut.

Tujuan dari sistem sirkulasi adalah untuk memberikan pengguna perpustakaan akses sebanyak mungkin ke stok. Sayangnya, sebuah buku yang dipinjamkan ke satu pembaca tidak tersedia untuk orang lain dan batasan tertentu harus dibuat. Misalnya Ensiklopedia adalah ringkasan pengetahuan tentang sejumlah besar mata pelajaran dan dirancang untuk referensi mudah daripada untuk membaca terus menerus. Membiarkan buku semacam itu dipinjamkan akan merepotkan banyak pengguna perpustakaan tanpa menguntungkan peminjam.
Setiap perpustakaan akan menggunakan sistem untuk mencatat buku dan barang lain yang dipinjamkan kepada pembacanya. Ada banyak perkembangan modern untuk mencatat masalah dalam tiga puluh tahun terakhir, terutama karena tingginya biaya staf, peningkatan penggunaan, dan mencari efisiensi serba lebih baik. Tidak ada satu sistem serba guna yang akan memenuhi tuntutan semua jenis perpustakaan, meskipun sistem pengisian komputer terbaru dapat mengatasi banyak aspek dengan cepat.

Sistem yang baik harus memungkinkan staf perpustakaan untuk menemukan pembaca mana yang meminjam buku mana. Itu harus menunjukkan kapan buku harus dikembalikan dan mana yang terlambat. Beberapa sistem dapat mengontrol jumlah buku yang diterbitkan, dan khususnya jumlah yang dipinjam setiap pembaca. Sistem yang lebih baik akan memungkinkan buku diperbarui tanpa mengembalikan buku secara langsung, dan harus memungkinkan pembaca untuk memesan buku yang tidak segera tersedia.

Sistem Pengisian atau Masalah di Perpustakaan

Departemen Sirkulasi adalah area di mana sebagian besar pengunjung terbiasa karena di sinilah bahan perpustakaan dipinjamkan dan dikembalikan setelah digunakan, dan kadang-kadang disebut sebagai departemen terkemuka atau dibawa pulang. Catatan pelanggan disimpan di sini setelah mereka melengkapi formulir yang diperlukan yang memberikan informasi pribadi tentang mereka, yaitu nama, alamat, jenis kelamin, status dan penjamin. Beberapa departemen memiliki kartu yang berbeda untuk diselesaikan dengan kategori pengguna yang berbeda. Fungsi-fungsi berikut dilakukan oleh departemen sirkulasi:
• Pendaftaran pengguna baru dan menyimpan catatan pengunjung perpustakaan;
• Menyimpan catatan materi yang dipinjam dan yang dikembalikan;
• Mencatat kapan bahan yang dipinjam harus dikembalikan ke perpustakaan;
• Menjaga statistik departemen;
• Mengirimkan pemberitahuan lewat jatuh tempo kepada pelanggan yang tidak mengembalikan buku mereka saat jatuh tempo (Nwogu, 1991).

Jenis Sistem Pengisian atau Masalah yang digunakan di Perpustakaan

Seperti yang telah dikatakan, salah satu layanan utama yang ditawarkan oleh perpustakaan adalah peminjaman buku dan bahan lainnya. Jelas, perpustakaan perlu menyimpan semacam catatan transaksi pinjaman tersebut dan banyak metode telah dirancang untuk mengatur tugas ini. Metode ini dikenal sebagai metode Pengisian atau Penerbitan. Metode pengisian yang dipilih oleh perpustakaan tertentu sebagian besar tergantung pada pelanggan perpustakaan, ukuran stok dan kebutuhan untuk membatasi jumlah barang yang dapat dipinjamkan oleh anggota perpustakaan dan apakah perpustakaan memiliki periode puncak untuk peminjaman. dan pengembalian materi. Berikut adalah beberapa contoh metode pengisian yang digunakan di berbagai jenis perpustakaan.

Sistem Browne: Selama bertahun-tahun, metode pengisian yang paling umum digunakan adalah sistem Browne. Dengan sistem ini, formulir aplikasi keanggotaan diisi dan pembaca diberikan sejumlah tiket bertuliskan nama dan alamatnya. Pembaca menyajikan buku-buku yang akan dipinjam di meja penerbitan, bersama dengan tiket pembaca untuk setiap buku. Label tanggal di setiap buku dicap dengan tanggal pengembalian; kartu buku dikeluarkan dari setiap buku dan dimasukkan ke dalam tiket pembaca (satu kartu buku per tiket). Oleh karena itu, biayanya adalah satu kartu buku yang dimasukkan ke dalam satu tiket. Ketika buku dikembalikan, asisten akan melihat ke dalamnya untuk memastikan dari label tanggal, atau saku, nomor aksesi/penulis/nomor kelas serta tanggal jatuh tempo. Biaya yang sesuai kemudian dihapus dari masalah,

Sistem Islington: Dalam sistem pengisian ini, setiap pembaca diberikan satu karcis plastik yang bertuliskan nama dan alamatnya. Alat tulis di dalam buku perpustakaan sama dengan sistem Browne. Namun, perbedaannya terletak pada kenyataan bahwa pembaca harus mencetak slip alamat (menggunakan tiket timbul) untuk setiap buku yang ingin dipinjam. Oleh karena itu ‘biaya’ adalah kartu buku ditambah slip alamat kertas di dalam tiket kosong.

Pembebanan buku tiket atau buku Cek: Dalam metode ini, setiap buku memiliki kantong buku yang dipasang secara permanen di dalam sampul tempat rincian buku diberikan. Di dalam saku buku ini ada saku polos, di dalamnya ada kartu buku yang memuat detail buku. Pembaca hanya perlu memasukkan salah satu slip tiketnya ke dalam saku biasa dan menunjukkan buku untuk cap tanggal. Asisten menghapus ‘biaya’ dan kemudian diajukan. Baki masalah biasanya disimpan di ‘ruang pembuangan’ yang terpisah dan bukan di meja masalah. Ada meja penerima tamu di mana buku-buku dikembalikan, pengeluaran sebenarnya dilakukan kemudian di ‘ruang pemakaian’ ketika biaya dikeluarkan dari masalah, tiket pembaca dihancurkan dan saku polos dan kartu buku dikembalikan ke buku. Sebuah ‘buku cek’ tambahan

Pengisian Token: Label tanggal buku dicap dengan cara biasa, dan pembaca harus menyerahkan satu token untuk setiap buku yang diterbitkan. Saat mengembalikan buku, pembaca hanya menerima jumlah token yang sesuai sebagai gantinya. Pada akhir setiap tahun, pembaca harus dapat menghasilkan token lengkap atau membayar biaya penggantian untuk token yang hilang. Indeks yang terlihat (yaitu daftar buku yang dipesan yang harus diperiksa setiap kali buku dikembalikan) digunakan untuk reservasi.

Pengisian kartu berlubang: ketika sebuah buku dipinjam, asisten mengambil dua kartu berlubang, yang telah diberi tanggal jatuh tempo pengembalian (baik yang dilubangi dan dicap bertanggal), menempatkan dua kartu berlubang di mesin pelubang kunci otomatis dan meninju kedua kartu tersebut nomor pembaca dan nomor aksesi buku dan nomor kelas. Satu kartu disimpan sebagai catatan pinjaman perpustakaan; kartu lainnya dimasukkan ke dalam saku buku dengan tanggal pengembalian terlihat jelas. Kartu berlubang dikeluarkan dari buku yang dikembalikan, diurutkan ke dalam urutan nomor aksesi berdasarkan mesin, dan kemudian dicocokkan dengan mesin dengan kartu duplikat yang disimpan sebagai catatan pinjaman perpustakaan. Kartu yang tidak cocok menunjukkan buku-buku yang masih dipinjamkan dan ini dapat diisi ulang secara mekanis, kali ini dalam urutan tanggal untuk mengungkapkan jatuh tempo.

Sistem Penerbitan Komputerisasi: Sistem komputer yang sekarang tersedia di perpustakaan memang sangat canggih. Terminal masalah dilengkapi dengan pena data yang dapat dilampirkan cap tanggal dengan tinta sendiri. Ada tempat kartu tempat tiket pembaca dimasukkan. Pengisian dilakukan dengan menjalankan pena data secara horizontal melintasi kode batang pada tiket pembaca dan melintasi label kode batang pada buku yang akan dipinjam. Label tanggal dalam buku dicap dengan tanggal pengembalian dan tiket dikembalikan ke pembaca. Terminal pelepasan juga dilengkapi dengan pena data lain dan ini digunakan untuk membaca label kode batang buku saat dikembalikan. Tiket pembaca tidak diperlukan pada tahap ini karena tiket pembaca

Sistem Pengisian atau Penerbitan di Fakultas Kedokteran dan Perpustakaan Ilmu Kesehatan Sekutu

Sekolah Tinggi Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu (COMAHS) didirikan pada 12 April 1988 oleh Pemerintah Sierra Leone bekerja sama dengan pemerintah Nigeria dan Organisasi Kesehatan Dunia (WHO). Dengan berlakunya dan mulai berlakunya Undang-Undang Universitas 2005, yang mengarah pada pembentukan dua universitas di Sierra Leone, Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu sebagai cabang konstituen dari Universitas Sierra Leone, bekerja sama dengan National School of Keperawatan yang kini menjadi fakultas dan Sekolah Teknisi Farmasi, juga merupakan bagian dari Fakultas Ilmu Farmasi.

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu dimulai beberapa bulan setelah perguruan tinggi tersebut didirikan pada tahun 1988. Perpustakaan pertama kali berlokasi di Bass Street, di Brookfields dan kemudian dipindahkan ke New England di Freetown, dari sana akhirnya dipindahkan ke Connaught. Rumah Sakit, ketika Kementerian Kesehatan menyerahkan gedung yang dulunya digunakan sebagai perpustakaan.

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu dimulai oleh seorang Pustakawan Medis bernama Nancy M’Jamtu-Sie pada tahun 1988. Perpustakaan ini menyimpan stok utama bahan-bahan Ilmu Kedokteran dan Ilmu Kesehatan di Universitas Sierra Leone. Perpustakaan hanya bergantung pada donasi dan beroperasi di tiga lokasi: perpustakaan Medis utama di Rumah Sakit Connaught yang menampung kantor administrasi perpustakaan, pinjaman singkat, referensi, koleksi kaset audio Organisasi Kesehatan Dunia; CD-ROM dan fasilitas Internet, perpustakaan multidisiplin di National School of Nursing, menampung koleksi umum dan juga pinjaman pendek dan buku referensi dan perpustakaan Ilmu Kedokteran di Kampus Kota Kossoh.

Misi Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu adalah: “melatih dokter, apoteker, perawat, ilmuwan laboratorium, dan tenaga kesehatan yang berorientasi pada masyarakat dengan keterampilan profesional dan manajerial yang baik yang memenuhi syarat untuk memenuhi standar internasional dan mampu melakukan penelitian dan mengejar pelatihan di bidang khusus untuk layanan pemberian perawatan kesehatan.”

Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu mempraktikkan Sistem Masalah Browne yang disebutkan di atas, yang dipraktikkan di sebagian besar perpustakaan terutama perpustakaan khusus yang ditemukan di Universitas Sierra Leone. Dengan sistem Browne Charging atau Issuing di perpustakaan College of Medicine and Allied Health Sciences, setiap buku perpustakaan memiliki kartu buku yang disimpan di saku di dalam setiap buku. Kartu tersebut mengidentifikasi setiap buku dengan mencatat, biasanya nomor aksesi, nomor klasifikasi, penulis dan judul pendek. Setiap pembaca memiliki tiket yang dikeluarkan untuknya yang menunjukkan nama dan alamat. Tiket pembaca ini memegang kartu buku, yang diambil dari saku di buku, dan ini membentuk catatan terbitan. Setiap buku dicap dengan tanggal pengembalian dan terbitan diarsipkan dalam baki di bawah tanggal jatuh tempo pengembalian,

Ketika pembaca mengembalikan buku, tanggal jatuh tempo untuk dicap pada label tanggal menempatkan tanggal yang benar di antara baki terbitan dan nomor aksesi yang tercetak pada label tanggal harus menemukan posisi yang benar dalam tanggal tersebut. Kartu buku kemudian dikembalikan ke buku, yang sekarang siap untuk rak dan pembaca mendapatkan kembali tiketnya. Buku-buku yang lewat jatuh tempo sudah jelas dengan sendirinya karena baki-baki itu dalam urutan tanggal, dan reservasi dibuat mencari perawatan yang tepat dengan cara yang jelas. Sistem Brown hanya dioperasikan dan mudah dipahami oleh staf perpustakaan dan pembaca.
Pelanggan atau Pengguna Fakultas Kedokteran dan Perpustakaan Ilmu Kesehatan Sekutu

Pelanggan di perpustakaan adalah tubuh pelanggan atau pelanggan yang memanfaatkan perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Pelanggan perpustakaan adalah kelompok yang sangat berpengetahuan. Akibatnya, penekanan perpustakaan adalah pada mempertahankan kedalaman materi pelajaran yang cukup atau menyediakan informasi untuk dicetak. Semua anggota Universitas Sierra Leone yang diizinkan untuk menggunakan perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu harus mendaftar ke perpustakaan dan mendapatkan kartu anggota. Pembaca eksternal diperbolehkan menggunakan perpustakaan untuk tujuan referensi tetapi tidak akan diberikan fasilitas peminjaman.

Di perpustakaan College of Medicine and Allied Health Sciences, sebagian besar buku tersedia bagi pengguna untuk periode pinjaman dan jumlah buku yang dipinjamkan bervariasi. Stok buku meliputi ilmu kedokteran dasar, biologi, fisiologi, biokimia dan semua disiplin ilmu kedokteran. Buku dipinjamkan kepada siswa dan staf untuk jangka waktu tertentu.

Tantangan Sistem Pengisian atau Masalah yang digunakan di Fakultas Kedokteran dan Perpustakaan Ilmu Kesehatan Sekutu

Perpustakaan Khusus di Sierra Leone, khususnya Fakultas Kedokteran dan Perpustakaan Ilmu Kesehatan Sekutu bukannya tanpa tantangan.

Tantangan Luar Angkasa: Tiga situs tempat perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu beroperasi telah diamati sangat kecil dengan mengacu pada bangunan. Lokasi situs-situs tersebut terutama di Sekolah Keperawatan Nasional yang menampung koleksi umum serta pinjaman pendek dan buku referensi; dan perpustakaan Ilmu Kedokteran di kampus Kota Kossoh, tidak dipandang menguntungkan dari segi lokasinya. Mereka tidak menawarkan akses yang mudah untuk semua staf dan klien. Rak dan penyimpanan belum ditempatkan dengan nyaman.

Status Keuangan: Kedudukan keuangan perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu sangat tidak memuaskan terutama ketika manajemen tidak dapat memenuhi kewajibannya untuk mengurus rencana perjalanan perpustakaan. Hal ini menyebabkan perpustakaan tidak memiliki koleksi yang diperbarui. Hal ini terlihat di bidang gaji, yang sangat buruk, biaya operasional, langganan, akuisisi, pelatihan dan pengembangan profesional.

Materi Tidak Memadai: Materi di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu tidak memadai untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Bahan-bahan terutama diperoleh melalui sumbangan karena perpustakaan tidak memiliki cukup dana untuk membeli bahan-bahan guna memenuhi kebutuhan penggunanya.

Komputer yang tidak memadai dan Layanan Internet yang terbatas: Tidak ada komputer yang memadai dan konektivitas internet yang kuat yang cukup untuk melayani banyak pelanggan. Di perpustakaan College of Medicine and Allied Health Sciences, kurangnya jumlah komputer yang tersedia tidak memungkinkan perpustakaan untuk mengoperasikan sistem pengisian atau penerbitan Komputer yang lebih maju dan lebih mudah dioperasikan daripada sistem pengisian Browne yang digunakan perpustakaan saat ini. Layanan Internet yang disediakan juga tidak cukup untuk menangani tingginya jumlah siswa, staf, dan pengguna lainnya.

Kurangnya staf terlatih dan berkualitas yang memadai: Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Sekutu kekurangan Pustakawan terlatih dan berkualitas yang membuat perpustakaan tidak efektif di bidang penyebaran informasi yang benar kepada pengguna. Perpustakaan hanya terdiri dari dua orang pustakawan yang memenuhi syarat dan staf tambahan terdiri dari seorang teknisi, juru tulis, petugas kebersihan dan kurir.

Secara meyakinkan, perpustakaan College of Medicine and Allied Health Sciences sebagai perpustakaan khusus di University of Sierra Leone telah mampu memenuhi kebutuhan informasi banyak pengguna dengan sistem Browne Issue yang dioperasikannya. Namun, koleksinya tidak diperbarui dan layanannya tidak cukup baik untuk memuaskan pelanggan yang dilayaninya. Perpustakaan perguruan tinggi tidak memiliki cukup dana untuk membeli materi yang diperbarui. Pelayanan perpustakaan belum terlalu memuaskan dan hal ini disebabkan oleh sedikitnya tenaga terlatih dan fasilitas yang terbatas. Terlepas dari tantangan-tantangan ini di perpustakaan College of Medicine dan Allied Health Sciences, Browne charging atau Issue System telah terbukti menjadi terapi yang telah menyelamatkan masalah penyampaian layanan kepada klien mereka dan pelestarian materi mereka.

By edipur